Senin, 18 Mei 2009

PELAKSANAAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN DI SEKOLAH


Oleh : Drs.Toto Pardamean

Pendahuluan.
Sekolah sebagai tempat penyelenggaraan program pendidikan dan pengajaran, pada hakekatnya diperuntukkan bagi pengembangan watak dan kepribadian manusia yang memiliki ilmu pengetahuan, keterampilan, sikap dan tingkah laku sesuai dengan kebutuhan pembangunan bangsa dan negara berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945. Kedudukan sekolah yang demikian penting itu menunjukkan bahwa sekolah mestilah terus ditingkatkan dan dikembangkan semaksimal mungkin baik secara kuantitas maupun kualitas.Peningkatan kuantitas dan kualitas itu sesungguhnya adalah tanggungjawab Pemerintah dan seluruh lapisan masyarakat.Di sekolah peran dan tanggungjawab Pemerintah itu diwakili oleh Kepala Sekolah dan guru serta pegawai dan masyarakat diwakili oleh para orangtua/wali murid dan masyarakat lingkungan sekitar sekolah.Keberhasilan sekolah dalam mencapai misi dan visinya sangat dipengaruhi oleh synergi diantara komponen Pemerintah dan Masyarakat itu.Synergi artinya adalah masing-masing komponen yang bertanggungjawab atas program pendidikan tersebut dapat melaksanakan fungsi/tugasnya/kewajibannya masing-masing dengan baik saling mendukung dan melengkapi dan tertuju pada pencapaian misi dan visi sekolah.

Manajemen Sekolah.
Sekolah adalah sebuah lembaga, didalamnya terdapat sejumlah orang-orang yang berfungsi sebagai pelaksana berbagai kegiatan pendidikan. Sejumlah orang yang bekerja dan adanya tujuan yang hendak dicapai dan telah menjadi suatu ketetapan, memerlukan seorang Pemimpin agar semua kegiatan dapat terlaksana dengan baik dan mencapai tujuan sebagaimana diharapkan. Hadari Nawawi mengemukakan :

"Dilingkungan dunia pendidikan banyak ditemui usaha kerjasama sejumlah orang untuk mencapai tujuan tertentu yang disepakati bersama.Salah satu bentuk kerjasama itu diselenggarakan berupa lembaga pendidikan formal yang bersifat sengaja,berencana dan sistematis.Untuk keperluan itu pada setiap lembaga pendidikan formal terdapat seorang pimpinan dengan atau tanpa pembantu.Pimpinan itu biasanya diangkat oleh badan yang lebih tinggi dengan kedudukan sebagai Kepala".

Pemimpin di sekolah adalah Kepala sekolah,tugas pokoknya adalah menggerakkan seluruh sumber daya manusia yang ada di sekolah, memaksimalkan penggunaan semua fasilitas yang dimiliki dalam rangka menjamin tercapainya tujuan pendidikan di sekolah yang ia pimpin. Sebagai pemimpin sebuah
lembaga maka ia harus memiliki kelengkapan kemampuan dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen sebab pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen itu merupakan salah satu tanggungjawabnya.Dalam hal ini Sondang P.Siagaian menyatakan sebagai berikut :

"Para eksekutif itulah yang bertanggungjawab atas terselenggaranya samua fungsi-fungsi organik manajemen mulai dari perencanaan,penyusunan program kerja , pengorganisasian , penggerakan tenaga manusia,memimpin kegiatan pelaksanaan,melakukan pengendalian dan pengawasan dan demikian pula dengan penilaian dan pemanfaatan sistem umpan balik yang berlaku dalam organisasi". ...Siagian,Sondang P.

Selanjutnya oleh Soewadji Lazaruth dikatakan :

"Kepala sekolah adalah pemimpin pendidikan yang mempunyai peranan
sangat besar dalam mengembangkan mutu pendidikan di sekolah. Berkembangnya semangat kerja, kerjasama yang harmonis,minat terhadap perkembangan pendidikan,suasana kerja yang menyenangkan dan mutu profesional diantara para guru banyak ditentukan Kepala sekolah dengan kualitas kepemimpinannya. Kepala sekolah harus mampu membangkitkan semangat kerja yang tinggi.Ia harus mampu mengembangkan staf untuk bertumbuh dalam kepemimpinannya.Ini berarti ia harus mampu membagi wewenang dalam pengambilan keputusan,sebab banyaklah tanggungjawab yang harus dilaksanakannya.Agar tugas-tugas ini berhasil baik ia perlu memperlengkapi diri baik perlengkapan pribadi maupun perlengkapan profesi".

Melaksanakan fungsi-fungsi manajemen pada prinsipnya sama dilembaga manapun hal itu dilakukan, perbedaannya hanyalah terletak pada penerapannya,menyangkut luas ruang lingkup dan kebutuhan masing-masing. Berkaitan dengan ini kita perlu menyimak apa yang dikemukakan oleh T.Hani Handoko sebagai berikut :

"Fungsi-fungsi manajemen tersebut adalah universal.Sifat ini merupakan hasil kenyataan bahwa fungsi-fungsi manajemen adalah sama dimana saja, dalam seluruh organisasi dan pada waktu kapan saja.Fungsi-fungsi manajemen ini sama untuk perusahaan-perusahaan besar,kecil ataupun
multi nasional,organisasi-organisasi kemasyarakatan,kelompok-kelompok hobbi dan sebagainya. Walaupun mungkin diterapkan secara berbeda oleh
manajer-manajer yang berbeda pula".

Berbagai ahli mengemukakan pendapatnya yang berbeda tentang fungsi manajemen itu. Hal ini wajar dan dapat diterima mengingat latar belakang pengalaman dan situasi yang mereka alami juga berbeda.Namun tetap saja secara prinsip seluruh pendapat itu tertuju pada satu titik yang sama. Tujuan dari pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen itu tidak lain adalah untuk mendapatkan hasil yang maksimal dari suatu pekerjaan melalui orang lain yang bekerja secara rela dan prnuh tanggungjawab. Dalam ha ini Hadari Nawawi menyatakan :

"Kegiatan manajemen administratif yang meliputi perencanaan pengorganisasian,pengarahan,koordinasi,kontrol dan komunikasi harus diwujudkan secara terpadu,sehingga sebagai sub sistem yang merupakan fungsi primer akan berdaya guna secara optimal bagi keseluruhan proses
administrasi sebagai total sistem.Keterpaduan ini akan terwujud bilamana seorang administrator berusaha mendayagunakan dan memberikan peran
serta pada setiap personal di lingkungan organisasi kerjanya,sesuai dengan
posisi dan kedudukannya masing-masing ”.

Berdasarkan pernyataan tersebut di atas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa dengan pendayagunaan fungsi-fungsi manajemen itu maka akan semakin nyatalah keterlibatan seluruh anggota organisasi/lembaga dalam memainkan peranannya masing-masing secara tepat dan berhasil guna. Ketepatan peranan yang dimainkan oleh masing-masing personal tersebut akan menimbulkan rasa tanggungjawab yang dicerminkan oleh rasa memiliki (sense of belonging) terhadap organisasi/lembaga kerja (sekolah). Dan perasaan ikut memiliki itu akan menumbuhkan pula sikap bertanggngjawab secara nyata (sense of responsibility). Kedua pencerminan sikap itu memungkinan terlaksananya seluruh beban kerja sehingga mencapai tujuan pendidikan dan pengajaran sebagaimana mestinya.James Menzies Black menyebutkan sebagai berikut :

"Mendapatkan hasil yang diinginkan dengan mengorganisasikan dan membimbing daya upaya orang lain memerlukan keterampilan dalam perencanaan dan kepemimpinan. Seberapa jauh berhasilnya seorang manajer dalam meningkatkan jenjang karir di dala organisasi tergantung dari kemampuan memperluas bakatnya dalam mengarhkan bawahan.Karena itu ia harus selalu berusaha meningkatkan efektivitasnya dalam menggunakan peralatan manajer ; perencanaan ,pengorganisasian pengarahan dan tindak lanjutnya karena semakin banyak orang yang dikendalikan,fungsi-fungsi manajemen ini semakin penting dan rumit".

Apa yang dikemukakan oleh beberapa ahli yang penulis kutip di atas setidak-tidaknya telah menggambarkan apa yang semestinya dilakukan oleh Kepala sekoah didalam ruang lingkup peranannya sebagai manajer itu. Namun harus diakui bahwa untuk melihat kedudukan Kepala sekolah sebagai manajer sebagaimana mestinya agak sukar dilakukan karena secara operasional Kepala sekolah banyak dihadapkan dengan ketentuan-ketentuan prosedural birokrasi yang mempersempit ruang geraknya. Sehubungan dengan itu Joan Dean mengatakan sebagai berikut :

"The word manager used in the context of educatioan is comparatively new.Yet in many ways it is descriptive of whats is involved.Good management involves working with people and resources as they are and helping them to work together to achieve agreed ends"

Dari ungkapan Joan Dean tersebut ditarik pengertian bahwa didalam konteks pendidikan perkataan manajer itu masih baru, tetapi dalam banyak cara ia merupakan mendiskripsikan apa yang terlihat.Manajemen yang baik itu melibatkan pekerjaan dengan orang-orang dan sumber-sumber sebagaimana adanya dan membantu mereka untuk bekerjasama dalam mencapai tujuan akhir yang telah disepakati. Dari uraian yang telah dikemukakan di atas maka dapatlah disimpulkan bahwa dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen itu ada beberapa tekanan yang menjadi perhatian paling utama yakni :
- manajemen selalu diterapkan dalam hubungannya dengan suatu kelompok orang yang bekerjasama.
- ada tujuan tertentu yang hendak dicapai.Dan didalam manajemen tersebut terjadi serangkaian kegiatan utama yang memerlukan keterampilan-keterampilan berdasarkan pengetahuan tertentu dan mengandung seni mengelola dari setiap orang yang melakukannya.
Fungsi-fungsi manajemen haruslah dilaksanakan secara serempak, terpadu pada keadaan yang sama artinya tidak dipisahkan antara satu fungsi dengan fungsi lainnya.Fungsi-fungsi manajemen yang dimaksudkan disini adalah fungsi Pengorganisasian yang meliputi ;
- Pembagian Kerja
- Analisa Jabatan
- Spesialisasi Pekerjaan
- Pemberian/pendelegasian wewenang

Fungsi Pengorganisasian.

Sama halnya seperti manajemen maka pengorganisasian pun diartikan oleh para ahli secara berbeda-beda. H.Koontz dan O'Donnell mengemukakan :

"Pengorganisasian berhubungan dengan pengaturan struktur melalui penentuan kegiatan untuk mencapai tujuan dari pada suatu badan usaha/organisasi secara keseluruhan atau setiap bagiannya. Pengelompokan kegiatan-kegiatannya,penugasan,pelimpahan wewenang untuk melaksanakan pekerjaan,menentukan koordinasi kewenangan dan hubungan informasi baik horizontal maupun vertikal dalam struktur organisasi itu.Struktur organisasi bukan tujuan tetapi suatu alat dalam menyelesaikan tujuan badan usaha/organisasi.Struktur ini harus sesuai dengan tugas, yang menggambarkan pembatasan-pembatasan atau persetujuan-persetujuan yang telah diletakkan oleh pimpinan terhadap seseorang yang bekerja dalam organisasi atau badan usaha itu".

Dengan pengertian semacam itu dipastikan bahwa Kepala sekolah dengan sejumlah tugas dan tanggungjawabnya tidak mungkin dapat menyelesaikannya tanpa keterlibatan orang-orang disekitarnya. Dia harus mendistribusikan sebagian tugasnya (dalam batas-batas memungkinkan) kepada para bawahannya.Hal tersebut dimaksdukan agar tidak satupun pekerjaan tertinggal atau tidak dikerjakan.Dalam kaitan ini U.Husna Asmara berpendapat :

"Setiap usaha kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tidak mungkin dilaksanakan sendiri oleh pimpinan,terutama karena
terbatasnya kemampuan seseorang untuk mengerjakan pekerjaan yang
banyak dan terbatasnya kemampuan waktu serta tempat. Oleh karena itu
pekerjaan yang harus diselesaikan harus dibagi-bagikan termasuk
bahan,alat dan personal.Kegiatan pembagian atau pengelompokan tugas dan personal serta tanggungjawabnya termasuk pengirganisasian".

Perlu diperhatikan oleh seorang Kepala sekolah dalam melakukan fungsi ini, ia harus bisa memahami tugas-tugas apa saja yang harus dibagi,bentuk kegiatannya yang harus dilaksanakan masing-masing bidang tugas,tujuan serta syarat-syarat pokok pelaksana yang dapat melaksanakan tugas tersebut. Pengelompokan tugas tidak boleh memisahkan satu bidang pekerjaan dengan bidang lainnya sehingga menjadi berdiri sendiri-sendiri tetapi pengelompokan yang dimaksud disini hanya terbatas pada masalah efektivitas pelaksanaan tugas namun tetap mengarah pada tujuan yang sama.Pengorganisasian adalah pengelompokan bidang kerja dari yang bersifat umum menjadi bagian-bagian khusus yang lebih mudah dipahami dan dikerjakan.Dari yang bersifat rumit menjadi lebih praktis atau dengan kata lain pengorganisasian itu menerjemahkan tujuan umum menjadi tujuan khusus yang mempermudah pencapaian tujuan idealnya. Geoge R.Terry berpendapat :

"Pengorganisasian adalah menentukan,mengelompokkan dan pengaturan berbagai kegiatan yang dianggap perlu untuk pencapaian tujuan penugasan
orang-orang dalam kegiatan-kegiatan ini,dengan menetapkan faktor-faktor
lingkungan fisik yang sesuai,dan menunjukkan hubungan kewenangan
yang dilimpahkan terhadap setiap individu yang ditugaskan untuk
melaksanakan kegiatan tersebut".

Apa yang dikemukakan oleh Ernest Dale berikut ini mungkin dapat mempermudah kita dalam memahami pengertian pengorganisasian secara substansial :

"Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal,mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi,agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efsien.Proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur berikut ini :
1.Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai
tujuan organisasi
2.Pembagian beban kerja total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara
logik dapat dilaksanakan oleh satu orang.Pembagian kerja sebaiknya
tidak terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan,atau terlalu ringan
sehingga ada waktu menganggur,tidak efisien dan terjadi biaya yang
tidak perlu.
3.Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk
mengkordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan
yang terpadu dan harmonis.Mekanisme pengkoordinasian ini akan
membuat para anggota organisasi menjaga perhatiannya pada tujuan
organisasi dan mengurangi ketidak efisienan dan konflik-konflik yang
merusak".

Pengorganisasi ini tidak hanya sekedar mendistribusikan beban tugas dalam mengajar kepada guru seperti yang selama ini dilaksanakan di sekolah-sekolah yang kurang maju.Pengorganisasi tidak hanya sekedar membagi kedudukan tanpa jelas tolak ukur keberhasilan pelaksanaan dari tugas yang telah didelegasikan. Pengorganisasian meliputi semua tugas yang ada dan dalam hal ini dimulai dari penafsiran yang sama atas tujuan yang hendak dicapai sehingga membantu memformulasikannya kedalam berbagai bidang dan menjelaskan siapa yang bertanggungjawab dalam pelaksanaannya.Selama ini pengorganisasian diterjemahkan dalam pengertian yang sangat sederhana dan tidak substansial.Pengorganisasian hanya sekedar membagi jam mengajar,memilih wali kelas,wakil Kepala sekolah tanpa diikuti oleh fungsi-fungsi lainnya, sehingga masing-masing pelaksana yang ditunjuk tidak memiliki program yang berwawasan.

Pembagian Kerja.
Pembagian kerja merupakan komponen pokok didalam fungsi pengorganisasian.Pembagian kerja adalah tindakan manajemen setelah dilakukan kajian menyeluruh tentang tujuan yang hendak dicapai satu oeganisasi/lembaga/sekolah, besarnya beban kerja yang akan dilaksanakan,kondisi sarana dan prasarana yang dimiliki,personal yang tersedia dab hal-hal lain yang berkaitan.Pembagian kerja harus mempertimbangkan jenis pekerjaan,volume pekerjaan,sifat pekerjaan. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah penyelesaian pekerjaan dan pencapaian tujuan dari masing-masing pekerjaan. Menurut U.Husna Asmara pembagian kerja ini adalah :

"Agar tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan efisien maka pimpinan harus mengadakan pembagian kerja.Dalam mengadakan pembagian kerja pimpinan hendaknya memperhatikan waktu yang membatasi,beban tugas yang diberikan untuk tiap-tiap kelompok kerja
serta kesesuaian jenis,sifat dari pekerjaan yang mesti diselesaikan".

Menurut T.Hani Handoko pembagian bidang kerja itu adalah :

"Tujuan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan dimana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri.Kelompok dua atau lebih orang
yang bekerjasama secara kooperatif dan dikoordinasikan dapat mencapai
hasil lebih dari pada dilakukan perseorangan.Konsep ini disebut
synergi. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja
(division of labour) yang membangkitkan synergi itu terjadi".

Jika pembagian kerja ini dilakukan dengan baik paling tidak akan bisa menghindarkan akibat seperti kejenuhan kerja,kelelahan kerja (karena overdosis/beban kerja terlalu berat),kemanjaan dan ketidak pedulian (karena ringannya beban kerja) yang selanjutnya akan menghasilkan penurunan drastis synergi.Untuk hal ini James Menzies Black mengatakan :

"Setiap bawahan yang menganggap pekerjaannya membosankan mungkin mencari pemenuhan diri (self fulfillment) dalam kegiatan-kegiatan lain,
dan beberapa diantaranya dapat menjadi gangguan besar bagi harmonisasi dukungan personal".

Pembagian kerja akan menghasilkan struktur organisasi sekolah dn bagan organisasi sekolah.Didalamnya akan tergambar mekanisme kerja,fungsi-fungsi kelompok kerja,alur wewenang dan tanggungjawab serta tingkatan hirarki manajemen atau penanggungjawab bidang dan pelaksana kegiatan tertentu.Struktur organisasi sifatnya fleksibel dapat bertumbuh dan berkembang sesuai dengan kebutuhan pada situasi dan kondisi tertentu.Pengembangan struktur organisasi yang dilakukan hendaknya paling tidak bisa memenuhi 5 persyaratan sebagaimana yang dikemukakan oleh T.Hani Handoko :

"1.Pembagian kerja.Setiap kotak menunjukkan individu atau satuan
organisasi mana yang bertanggungjawab untuk kegiatan organisasi
tertentu,dan tingkat spesialisasi yang digunakan.
2.Manajer dan bawahan atau rantai perintah.Rantai perintah menunjukkan
hubungan atasan dan bawahan dalam keseluruhan organisasi.Aliran ini
dimulai dari jenjang organisasi yang tertinggi sampai bawahan terendah dalam organisasi.Oleh karena itu setiap anggota organisasi mempunyai suatu kaitan dengan manajer puncak organisasi.Dalam hal ini prinsip kesatuan perintah harus jelas, dimana setiap anggota menerima tugas dan pemindahan/pelimpahan wewenang hanya dari seorng manajer dan melaporkan pertanggungjawaban juga hanya kepada seorang manajer.
3.Tipe pekerjaan yang dilaksanakan, label dan skripsi pada tiap kotak
menunjukkan pekerjaan organisasional atau bidang tanggungjawab
berbeda.
4.Pengelompokan segmen-segmen pkerjaan.Keseluruhan bagan
menunjukkan atas dasar apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi atas
dasar fungsional atau divisional,atau lainnya (departementalisasi)

Analisa Jabatan.
Setelah pembagian kerja diselesaikan oleh Kepala sekolah maka tahapan berikutnya yang harus dilakukan adalah menganalisis jabatan. Yaitu persyaratan minimal yang harus dimiiki personal yang dipilih sebagai penanggungjawab pelaksanaan bidang-bidang pekerjaan tersebut dan siapa yang memenuhi kriteria tersebut. Komponen-komponen suatu pekerjaan harus dipelajari secara kritis baik secara terpisah atau terintegrasi agar mempermudah dalam penetapan kriteria orang yang akan dipilih untuk menanganinya.U Husna Asmara berpendapat tentang hal ini sebagai berikut :

"Analisa jabatan itu proses dengan meneliti dan mempelajari secara kritis komponen-komponen pekerjaan, baik secara terpisah maupun secara
berhubungan dalam keseluruhan pekerjaan guna menentukan segala jenis
tugas-tugas dalam jabatan itu".

Selanjutnya beliau menyebutkan hasil analisa jabatan itu hendaknya :

"a.Analisa jabatan hendaknya dapat memberikan informasi berupa fakta dan
kegiatan yang berhubungan dengan jabatan.
b.Hasil analisa jabatan berupa fakta dapat diperlukan untuk bermacam-macam
tujuan yang ada di organisasi.Dengan demikian fakta yang satu akan
menunjang kegiatan yang lain dalam usaha mencapai tujuan.
c.Untuk penyempurnaan maka analisa jabatan yang sudah dilakukan perlu
ditinjau kembali untuk perbaikan-perbaikan.
d.Analisa jabatan hendaknya dapat membedakan bobot tugas masing
masing dalam organisasi.Dengan demikian tugas yang lebih penting dan
tugas yang biasa dapat segera diketahui.
e.Analisa jabatan hendaknya dapat memberikan informasi yang tepat
berupa data yang lengkap dan dipercaya".

Semenatara itu Moekijat menyebutkan analisa jabatan itu adalah :

"Analisa jabatan adalah suatu prosedur melalui mana fakta-fakta yang
berhubungan dengan masing-masing jabatan diperoleh atau dikumpulkan dan dicatat secara sistematis.Analisa jabatan menyelidiki tugas-tugas,proses-proses,tanggungjawab-tanggungjawab,kondisi-kondisi kerja,dan syarat-syarat mengenai orangnya untuk melakukan jabatan itu dengan sebaik-baiknya".

Dari analisa jabatan yang dilakukan itu akan dihasilkan gambaran jabatan yang menyangkut :
a.apa yang akan dilakukan
b.tanggungjawab-tanggungjawab yang diminta
c.kecakapan atau latihan/pendidikan yang diperlukan
d.kondisi-kondisi, dibawah mana jabatan itu dilakukan
e.macam atau kualitas orang yang diperlukan untuk jabatan tertentu.

Seluruh catatan-catatan mengenai hasil analisa jabatan itu perlu untuk diberi penjelasan kepada setiap personal yang akan memangkunya walaupun Kepala sekolah telah menemukan personal yang tepat untuk sesuatu jabatan. Apakah itu untuk jabatan wakil kepala,wali kelas,ketua jurusan atau kepala-kepala sub bagian/unit keja lainnya.Analisa jabatan tersebut juga dapat dipergunakan sebagai pedoman dasar dalam melakukan penilaian terhadap sesuatu jabatan apabila terjadi kegagalan dalam menyelesaikan prosedur kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Dengan hasil analisa jabatan itu dimungkinkan gairah kerja setiap individu (personal sekolah) akan meningkat karea mereka telah memahami tugas-tugas dan tanggungjawab apa saja yang harus mereka penuhi. Untuk masalah gairah dan semangat kerja ini kita perlu memperhatikan apa yang dikemukakan oleh Oteng Soetisna berikut ini :

"Kita telah paham betapa pentingnya perasaan tumbuh dalam kekuatan dan kesanggupan bagi semangat,kegairahan dan prduktivitas bekerja.Juga
kita telah maklum bahwa berhasil atau gagalnya konsep-konsep dan
rencana yang telah dibangun itu akhirnya ditentukan oleh orang-orang
pelaksananya.The man be hind the gun,betapapun indahnya tujuan-tujuan
dan baiknya rencana-rencana tanpa pelaksana-pelaksana yang cakap dan
penuh dedikasi,yang mampu menjalankan dengancerdas dan
bertanggungjawab,tidak akan mempunyai arti apa-apapun".


Spesialisasi Pekerjaan.
Pekerjaan yang terlalu banyak dan menumpuk pada satu jabatan besar kemungkinan mengandung resiko tidak terselesaikannya pekerjaan tersebut.Pelaksananya menjadi tidak fokus,bingung dan cepat lelah dan bosan.Demikian juga jenis pekerjaan yang harus ditangani oleh satu bidang akan mendorong pelaksanaan pekerjaan apa adanya, tidak mementingkan kualitas pekerjaannya. Spesialisasi pekerjaan dimaksudkan untuk memfokuskan satu bidang pada beberapa jenis pekerjaan saja yang secara khas merupakan bagian penting dari tugas pokok yang harus dilaksanakan bidang tersebut. U.Husna Asmara menyebut spesialisasi pekerjaan sebagai berikut :

"Dalam teori kerja spesialisasi dihubungkan dengan gejala psikologis yang disebut motivasi.Spesialisasi atau perbandingan kerja dan orang yang melaksanakannya,dapat mendorong personal lebih giat mengerjakan tugas-tugas sesuai dengan minatnya.Para personal dapat mengetahui dan
memahaminya dengan jelas tugas yang dibebankan kepadanya sehingga
keraguan untuk menjalankan tugasnya dapat dihindari".


Kita juga harus memahami untuk urusan spesialisasi pekerjaan ini seorang Kepala sekolah juga menemui kesulitan, tetapi bukan berarti spesialisasi pekerjaan ini tidak dapat dilaksanakan apalagi mengingat sekarang ini berbagai kemajuan teknolgi memberi peluang sangat besar bagi siapa saja yang ingin memperoleh berbagai informasi yang berguna untuk membantu pelaksanaan tugas-tugas yang sedang mereka emban.Jika spesialisasi tidak dapat dilakukan secara ideal maka paling tidak kukhususan konsentrasi bidang pekerjaan itu dengan menampatkan orang-orang yang berdedikasi tinggi akan membantu kelemahan-kelemahan tertentu sebagaimana tuntutan idealnya.Ada prinsip yang mesti ditaati kepala sekolah dalam melaksanakan spesialisasi pekerjaan ini ialah tidak ada alasan spesialisasi pekerjaan dilakukan atas dasar pemerataan jabatan atau pekerjaan saja atau bagi-bagi jabatan. Spesialisasi pekerjaan itu ditujukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pencapaian tujuan pekerjaan sebagaimana dikemukakan oleh Sondang P Siagian sebagai berikut :

"Kenyataan yang terdapat dalam kehidupan organisasi formal menunjukkan semakin meningkatnya spesialisasi pengetahuan yang
diperlukan dalam menjalankan roda organisasi dengan tingkat efisiensi,efektivitas yang semakin tinggi".

Pemberian/Delegasi wewenang.
Penempatan seseorang dalam satu bidang pekerjaan harus diserta dengan penyerahan sebagian wewenang Kepala sekolah kepada masing-masing pelaksana bidang yang telah dilakukan sebelumnya.Kepada mereka harus diberikan informasi mengenai batas-batas wewenang dan tanggungjawab masing-masing personal sesuai dengan beban kerja,jenis pekerjaan,luas atau sempitnya ruang lingkup pekerjaan yang dipegang itu. Dengan pendelegasian wewenang itu, para pelaksana operasional itu akan memiliki pijakan yang kuat dan pasti dalam melaksanakan tugasnya tidak lebih banyak dihantui sikap ragu-ragu dalam pengambilan keputusan tertentu sesuai yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas mereka itu.James Menzies Black mengatakan pendelegasian wewenang itu seperti berikut :

"Pendelegasian wewenang adalah satu tindakan yang memisahkan manajer dari pelaku.Inilah satu-satunya metode bagi seseorang untuk
dapat mengarahkan/mengkoordinasikan pekerjaan dari banyak orang.Pendelegasian juga merupakan satu-satunya alat bagi seorang manajer untuk dapat memperluas wilayah tindakannya dan memperbaiki kemampuan pemberian layanan supervisi".

Kasus yang selama ini terjadi di banyak sekolah adalah pembagian kerja itu tidak dibarengi penyerahan wewenang sesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya sehingga bidang pekerjaan yang telah ditetapkan itu manjadi tidak berkembang dan kurang mendukung kemajuan sekolah.Beberapa point yang dapat diperoleh oleh Kepala sekolah bila ia melakukan pendelegasian wewenang itu diantaranya adalah ;
1.Pendelegasian wewenang memungkinkan manajer (Kepala sekolah) dapat mencapai lebih dari bila ia mengerjakan semuanya dengan sendiri.Delegasi wewenang dari atasan kepada bawahan merupakan proses yang diperlukan dalam meningkatkan efisiensi penyelesaian seluruh tugas-tugas.
2.Delegasi wewenang memungkinkan manajer (Kepala sekolah) memusatkan tenaganya pada tugas-tugas prioritas yang lebih penting.
3.Delegasi wewenang memungkinkan bawahan (guru,pegawai) untuk tumbuh dan berkembang bahkan dapat digunakan sebagai alat untuk belajar dari kesalahan.
4.Delegasi wewenang dibuthkan karena manajer tidak selalu mempunyai pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Mereka mungkin menguasai "the big picture" tetapi tidak cukup terperinci. Oteng Sutisna mengemukakan :

"Kewenangan adalah faktor yang menentukan perbuatan anggota organisasi, jelas semua anggota organisasi harusmemiliki sebagian dari kewenangan itu dan harus mengetahui dimana kewenangan itu ditempatkan didalam organisasi.Jika kewenangan itu tidak ditempatkan dan diserahkan dengan tegas, maka hampir setiap orang bisa menuntutnya dan memakainya. Atau ia bisa menjadi potensi yang tak berguna karena tidak dimanfaatkan".

Selanjutnya Sondang P Siagian mengemukakan :

"Betapapun seorang eksekutif berusaha untuk melakukan tugasnya,dapat dipastikan bahwa ia tidak akan mampu melakukan semua tugas tersebut
sendirian.Bahkan semakin tinggi kedudukan seseorang dalam organisasi,ia
semakin memerlukan bantuan semakin banyak pihak meskipun pada
analisa terakhir,tanggungjawab untuk mengambil keputusan dalam
mengemudikan organisasi terletak dipundaknya seorang. Hal ini
merupakan kenyataan pada semua bentuk dan jenis organisasi.Oleh karena
itu salah satu ciri yang perlu dimiliki oleh seorang eksekutif adalah
keberaniannya untuk mendelegasikan wewenangnya sebagian kepada
para eksekutif yang lebih rendah tingkat kedudukannya dan jabatannya dalam organisasi".

Bagaimanakah mendelegasikan wewenang itu secara efektif ? Louis Allen menyebutkan tehnik-tehniknya sebagai berikut :

"1.Tetapkan tujuan.Bawahan harus diberitahu maksud dan pentingnya
tugas-tugas yang didelegasikan kepadanya.
2.Tegaskan tanggungjawab dan wewenang.Bawahan harus diberi
informasi dengan jelas tentang apa yang mereka harus
pertanggungjawabkan dan bagian dari sumber daya-sumber daya
organisasi maa yang ditempatkan di bawah wewenangnya.
3.berikan motivasi kepada bawahan.Manajer dapat mendorong bawahan
melalui perhatian pada kebutuhan dan tujuan mereka yang sensitif.
4.Meminta penyelesaian kerja. Manajer memberikan pedoman,bantuan
dan informasi kepada bawahan,sedangkan para bawahan harus
melaksanakan pekerjaan sesungguhnya yang telah didelegasikan.
5.Berikan latihan.Manajer perlu mengarahkan bawahan untuk
mengembangkan pelaksanaan kerjanya.
6.Adakan pengawasan yang memadai.Sistem pengawasan yang
terpercaya (seperti laporan mingguan) dibuat agar manajer tidak perlu
menghabiskan waktunya dengan memeriksa pekerjaan bawahan terus
menerus".

Mengapa beberapa manajer (Kepala sekolah) tidak tegas dalam mendelegasikan wewenang tersebut ? T.Hani Handoko menyebutkan sebagai berikut :

"1.Manajer merasa lebih bila mereka tetap mempertahankan hak
pembuatan keputusan.
2.Manajer tidak bersedia menghadapi resiko bahwa bawahan akan
melaksanakan wewenangnya dengan salah atau gagal.
3.Manajer tidak atau kurang mempunyai kepercayaan akan kemampuan
bawahannya.
4.Manajer merasa bahwa bawahan lebih senang tidak mempunyai hak
pembuatan keputusan yang lebih luas.
5.Manajer takut bahwa bawahan akan melaksanakan tugasnya dengan
efektif sehingga posisinya terancam.
6.Atau manajer tidak mempunyai kemampuan manajerial untuk
mendelegasikan tugasnya".

Jadi intinya adalah sebagai manajer seorang Kepala Sekolah mestinya melengkapi kepemimpinannya dengan berbagai kemampuan manejerial lainnya sebagai antisipasi terhadap kemungkinan buruk jika wewenang yang didelegasikannya gagal. Kekhawatiran seorang kepala sekolah terhadap kemungkinan kegagalan bawahannya yang diberi wewenang sehingga mengambil jalan pintas dengan mengerjakan sendiri semua pekerjaan adalah langkah ceroboh dan bisa berakibat lebih fatal dari kemungkinan gagal yang dilakukan bawahannya.Menjadi kewajiban seorang manajer untuk bisa mengarahkan,menumbuhkan keyakinan diri bawahannya untuk mampu melaksanakan tugas-tugas yang sudah didelegasikan.Sikap profesional seorang kepala sekolah adalah keberaniannya dalam menyerahkan sebagian wewenangnya dan sudah mempersiapkan segala sesuatu sebelum bawahannya tersebut gagal. Disitu aspek kepemimpinan seorang Kepala sekolah ditantang, berhasil atau tidakkah ia membangun kualitas para bawahannya. Tidak sedikit contoh para manajer yang tidak berlatar belakang pendidikan khusus manajemen berhasil dengan dukungan bawahan yang sangat profesional dalam bidangnya, semua itu karena kelihaian sang manajer dalam memainkan seni-seni manajemen itu.

Penutup.
Jabatan Kepala sekolah adalah jabatan profesional.Jabatan itu menjadi semakin penting dan strategis jika kita hubungkan dengan arah perbaikan dunia pendidikan kita sekarang ini. Adanya niat untuk memperluas otoritas sekolah dalam menata dirinya secara otomatis menuntut profesionalitas jabatan Kepala sekolah.Persoalannya sekarang adalah bagaimana Kepala sekolah maupun calon Kepala sekolah bisa mengerti tentang tuntutan profesionalitasnya sebagai manajer di sekolah yang juga harus mapan dalam memainkan fungsi-fungsi manajemen dalam mengelola sekolah yang ia pimpin. Kita melihat demikian banyaknya Kepala sekolah yang melaksanakan tugasnya sama sekali tidak menyentuh persoalan manajemen. Mereka masih saja menjadikan perintah atasan sebagai alasan tidak memainkan perannya sebagai manajer yang semestinya ialah yang apling tahu tentang sekolah yang dipimpinnya. Perkembangan dan perubahan perilaku Kepala sekolah sebagai Manajer pendidikan/Administrator mesti terus didorong untuk memajukan pendidikan kita ditingkat sekolah-sekolah. Kepada Pemerintahpun kita harus terus mendorong agar lebih banyak melepaskan wewenangnya yang didelegasikan kepada sekolah agar lebih apresiatif. Kepala sekolah tidak boleh terganggu menjalankan tugasnya dengan banyaknya larangan-larangan yang tidak bersifat substansial sehingga peran dan fungsinya sebagai manajer bisa lebih menonjol dari pada sekedar pengawas.

Tidak ada komentar:

Loading...